Uno degli aspetti più rilevanti e tuttavia sottostimati dell’Enterprise 2.0 è la gestione organizzativa del progetto intesa come capacità di allineare i risultati agli obiettivi di business, coinvolgere sponsor e stakeholder, analizzare l’impatto su processi e sistemi informativi, bilanciare rischi e valore introducendo opportunamente policy e linee guida. E’ proprio grazie alla governance che magicamente i meccanismi di gestione centralizzata e top-down dell’impresa si armonizzano con le dinamiche aperte, orizzontali e partecipate delle rete.

Alla governance è dedicata questa quarta puntata della serie Implementare l’Enterprise 2.0 inspirata all’omonimo lavoro di Ross Dawson. Potete consultare inoltre le puntate precedenti dedicate all’adozione, alla strategia ed alle differenza tra web 2.0 ed Enterprise 2.0.

Come spiegato nel capitolo relativo (che potete scaricare gratuitamente) del libro, i passi principali di un processo di governance sono:

• Nominare project leader e sponsor per avere accesso alle risorse economice, il supporto dall’alto e le persone necessarie a far evolvere l’iniziativa
• Identificare gli stakeholder: farsi guidare dalle linee di business è spesso più efficace che demandare l’ownership del progetto all’IT
• Priorizzare gli obiettivi di business: ogni stakeholder tende ad avere un’agenda diversa che è necessario esplicitare e priorizzare
• Identificare rischi e preoccupazioni: tutte le aziende, anche quelle meno formali e con una forza lavoro più giovane, hanno sempre paura di perdere il controllo sul proprio brand, sulle informazioni che gestiscono, su come i dipendenti spendono il proprio tempo. Rischi e paure vanno portati alla luce, eliminati / mitigati e bilanciati con il valore creato. Sminuire i rischi produce invece l’effetto contrario del togliere credibilità al progetto e disamicarsi i decisori aziendali che si sentono scavalcati o non compresi
• Stabilire e communicare le policy di utilizzo: una delle modalità primarie per gestire il rischio è quello di condividere le regole di base e le linee guida necessarie ad affrontare i temi della privacy, del comportamento dei dipendenti in pubblico, della condivisione di informazioni confidenziali o l’uso in modo inadeguato delle risorse dell’azienda. Le policy sono quindi il modo per mettere in pratica i principi stabiliti nel processo di governance.
• Impatto sull’IT e sui sistemi aziendali: inutile dire che l’Enterprise 2.0 non rimpiazza lontanamente processi, tecnologie ed iniziative in essere, ma al contrario deve tenere conto ed integrarsi con questi per aggiungere valore dal basso

Molto spesso le policy in essere e relative al codice di condotta o all’uso degli strumenti IT possono essere riutilizzate ed estese in modo da coprire anche i social media (per esempio considerando anche l’external blogging da parte dei dipendenti dove previsto). Piuttosto che scrivere pagine e pagine di documenti con intento legale, non bisogna scordare come le linee guida dovrebbero anche motivare i dipendenti, coinvolgerli emotivamente, guidarli in un uso appropriato ed utile degli strumenti. Qui potete trovate una lista lunghissima di esempi.

Aldilà dei singoli passaggi, è bene sottolineare come il solo configurare un processo di governance significhi intendere l’Enterprise 2.0 non come un fenomeno puramente emergente dal basso, ma anche e specialmente come un percorso di coinvolgimento dell’impresa in cui il senior management recita un ruolo esplicito nel progetto, garantendone sponsorship, risorse e risultati.

Come avevo già avuto modo di dire in passato, esiste ancora una certa discussione tra consulenti e practitioner sul giusto bilanciamento tra approcci guidati dall’azienda (e quindi basati sulla governance) e invece un’adozione dell’Enterprise 2.0 che nasce da uso spontaneo e non controllato degli strumenti da parte dei dipendenti, in cui l’impresa inizia a giocare un ruolo solo più avanti. Andando oltre le opposte scuole di pensiero, a partire da questi due ingredienti base a mio avviso  il modo migliore di procedere deve essere deciso caso per caso tenendo in conto la cultura dell’azienda, la predisposizione all’uso delle tecnologie da parte dei dipendenti, la preesistenza di eventuali altre iniziative dal basso, la dimensione ed il settore di appartenenza.

E voi in che modo avete strutturato il processo di governance sui vostri progetti?