Da Enterprise 2.0 a PMI 2.0 – Il caso Project Group

Ieri avevo ripreso il tema della PMI 2.0, condividendo alcuni dettagli sulla storia del progetto di Intranet 2.0 in Lago e sui risultati ottenuti. Se un solo caso non apre certo un settore, due iniziano a mostrare una tendenza.

A Lago si stanno infatti piano piano aggiungendo altre piccole e medie imprese che, puntando su concetti di apertura, partecipazione diffusa, emergenza, trasparenza e condivisione, hanno deciso di cambiare pelle al proprio modo di fare business con l’ausilio dell’Enterprise 2.0.

Proprio verso l’Enterprise 2.0 va il percorso intrapreso da Project Group, società di consulenza di Brescia con 1,1 milioni di fatturato, 10 dipendenti ed una crescita nell’ultimo anno di circa il 20%. Manco a dirlo, anche in questo caso il cambio di marcia è stato stimolato dall’ingresso in azienda di un giovane neolaureato, Fabrizio Martire, che ha fin dai primi colloqui suggerito una nuova modalità organizzativa supportata da wiki, blog e il forte utilizzo di servizi in modalità software as a service.

Come per molte realtà, l’asset maggiore per Project Group è sempre stato il know-how acquisito negli anni sui progetti e naturalmente archiviato nella testa delle persone, frammentato in documenti di cui solo l’autore conosceva l’esistenza, disperso tra mille note, appuntamenti ed email. Per chi si occupa innanzitutto di identificare e poi ingegnerizzare soluzioni da proporre al cliente, questo modo di procedere non è certo il più efficiente, scalabile e capitalizzabile:

  • Data la scarsa visibilità e persistenza delle informazioni, si continua costantemente a reinventare la ruota riducendo enormemente l’efficienza del business
  • Il passaggio dalla fase di creazione a quella di codifica e riutilizzo della conoscenza spesso non è affatto strutturato e ancora meno automatizzato, con una conseguente perdita di opportunità rilevanti o comunque con il rischio di ritardi nella capitalizzazione delle soluzioni
  • Prima che la soluzione possa essere presentata al cliente è necessario un pesante lavoro di preparazione, semplificazione e raffinamento dei messaggi, una “volgarizzazione” finalizzata innanzitutto a trasmettere ai consulenti contenuti e strategie commerciali più adeguate. Mettere a fattor comune questa attività, comporta importanti risparmi ed una comunicazione più coordinata verso l’esterno.
  • Tutti i passaggi precedenti in Project Group dovevano essere svolti spendendo buona parte del proprio tempo lavorativo presso il cliente, lontano dall’ufficio

Aldilà del dominio specifico, sono convinto che moltissimi di voi si ritroverrano in questo scenario, scoprendo come Project Group, che l’unica opportunità per allinearsi è spesso rappresentata dai meeting periodici (in Accenture si chiamavano Vespertini) in cui i dipendenti vengono trascinati più o meno controvoglia, togliendo tempo ai progetti e spesso senza produrre alcun output significativo (chi tiene traccia, riassume e mette a disposizione degli altri tutto quello che si è detto in riunione??).

Le Fasi del Progetto

Grazie alla motivazione di Fabrizio, già prima della metà del 2008 in Project Group parte la sperimentazione.. ed all’inizio non sembra per niente facile trovare gli strumenti più adeguati o tirarsi dietro l’azienda verso modalità nuove di attivazione.

Il primo passo è costituito da un blog interno:

Far scrivere i consulenti non è così semplice come sperato ed allora viene subito lanciato un wiki di supporto (progetto SOB), sperimentando prima con Life Ray, poi unendo DokuWiki e WordPress:

I primi utenti fanno notare limiti e bug della soluzione, mentre l’impegno tecnico richiesto per svilupparla ulteriormente suggerisce il passaggio ad un wiki più maturo, solido ed usabile come Confluence .

Paradossalmente però, le difficoltà iniziali si rivelano utilissime proprio nel coinvolgere le persone (anche i soci dell’azienda), nel raccogliere feedback di miglioramento e nel convincere tutti che la strada intrapresa sia quella giusta. Grazie anche a questa attività preliminare, dopo quindici giorni di formazione interna Confluence si afferma come strumento fondamentale per la gestione delle commesse aziendali e la condivisione delle informazioni, tanto da richiedere il passaggio sui server di Amazon per supportare la crescita del traffico e garantire l’accesso senza vpn da qualsiasi parte del mondo:

Proseguendo in un’ottica di riduzione dei costi ed ottimizzazione delle performance, tutti i consulenti sono dotati di chiavetta usb/3g per la connessione in Internet, mentre posta elettronica e calendari vengono velocemente migrati sui servizi di Google.

Continua la formazione interna e Project Group organizza la propria presenza in diversi servizi in rete (Facebook, Linkedin, Youtube, Slideshare) per comunicare con i clienti e fare recruiting delle risorse. Tutti i consulenti iniziano a condividere bookmark e feed Rss, mentre il lavoro di personalizzazione su Confluence prosegue con l’identificazione di David come addetto al wiki garderning (ovvero alla continua revisione ed al supporto alla crescita del wiki).

Per finire, in questo momento il sito aziendale è un blog, in cui è stata annunciato con umanità il passaggio, difficoltà comprese:

I risultati

A meno di un anno dall’inizio della sperimentazione, Project Group sembra aver compiuto un percorso di apprendimento importante, un vero ripensamento del modo in cui l’azienda funziona, prendendo coscienza dei propri limiti iniziali, accumulando esperienza sul vero significato di Enterprise 2.0 e coinvolgendo nel cammino tutte le sue persone:

Riconoscere di non essere al passo con l’evoluzione del mondo, proprio noi convinti di essere mentalmente aperti e ricettivi … “è stata una vera mazzata!”

Poi abbiamo dovuto affrontare i nostri mostri: la fatica del nuovo, la paura di non essere all’altezza, la sensazione di essere troppo lenti. Infine la certezza di avere imboccato la strada giusta non solo per noi ma anche per i nostri clienti.

Prima abbiamo studiato, abbiamo faticato, abbiamo lottato contro noi stessi, contro i nostri meccanismi consolidati, abbiamo cambiato idee, ci siamo trasferiti in una nuova sede, abbiamo trasformato il nostro modo di lavorare, abbiamo creato un nuovo logo ed ora un nuovo blog, presto avremo nuovo sito.

Come ho sempre cercato di dire l’Enterprise 2.0 è prima di ogni altra cosa voler crescere (“Crescere e far crescere” con le parole di Project Group), imparare, migliorare, puntando però a risultati ben tangibili.

Benchè sia ancora presto per tirare delle somme, per Project Group il passaggio all’Enterprise 2.0 di risultati tangibili ne ha già portato:

  • Abbattimento dei costi di installazione dei sistemi di collaboration dell’85%
  • Riduzione dei costi di manutenzione dell’infrastruttura tecnologica del 70%
  • Razionalizzazione e riduzione dei tempi per le riunioni di 2 ore per commessa per settimana, con un risparmio totale maggiore alle 160 ore al mese

Ma forse i ritorni più importanti si avranno da dimensioni più sottili come:

  • Possibilità di collaborare con facilità con consulenti in altre città o addirittura in altri continenti come il Giappone
  • Strutturazione dei flussi di comunicazione, condivisione e riutilizzo della conoscenza
  • Comprensione diretta e diffusa tra tutti i consulenti delle nuove opportunità offerte dai social media

Il Caso Project Group mostra di nuovo come l’Enterprise 2.0, ancora più nella PMI, sia un fatto di testa e di coraggio, molto più che di muscoli e budget economici. Alcuni passaggi posso essere complessi, faticosi e non sempre ovvii, ma un numero crescente di imprese inizia fortunatamente a sperimentare, raggiungendo risultati anche economici di tutto rilievo.

In un mercato quanto mai difficile, competitivo e globale, sono fermamente convinto che la differenza sarà fatta da coloro che si fermeranno a guardarsi allo specchio, per poi reinvertarsi abbracciando le nuove opportunità che vengono dalla rete e mantenendo sufficiente umiltà da farsi consigliare da giovani svegli come Fabrizio.

Il mio consiglio è di iniziare a guardarsi intorno..

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  • http://davidepotente.com Davide

    Interessantissimo caso di applicazione pratica degli strumenti nell’enterprise 2.0

    Il passaggio che mi fa riflettere è relativo alla difficoltà riscontrata nel codificare e riutilizzare la conoscenza.

    La domanda che spesso mi pongo è questa: questi strumenti sapranno mettere in moto la sensibilità delle grandi compagnie?

  • admin

    Ciao Davide,
    credo che la sensibilità non nasca in modo automatico dagli strumenti, ma dal lavoro di ascolto e coinvolgimento delle persone che deve esserci dietro.

    Sulle grandi aziende questo cambiamento mi sembra già ben avviato, come dimostreremo con i tantissimi casi (STMicroelectronicis, Gabetti, Roland, Intesa Sanpaolo, TIM, Adidas ed altri ancora da annunciare) al prossimo International Forum on Enterprise 2.0 (www.enterprise2forum.it).

  • http://www.fatbombers.com ale

    mi sembrano molti interessanti i dati sull’abbattimento dei costi IT – spesso è difficile dimostrare, in modo tangibile, quali possano essere i reali vantaggi del passaggio a strumenti 2.0 come le wiki.

    sarebbe importante, tuttavia, capire quali siano stati i costi di adozione (anche sommersi) e se sia stata necessaria una fase di formazione del personale interno. intendo, non tutti sono abituati a lavorare con wiki e saas, soprattutto nel nostro paese

  • admin

    Si uno dei ritorni più tangibili ed importanti(ma a cui come detto nel post sono convinto si aggiungerano effetti ancora più profondi e di lungo termine) è proprio da ricondurre al taglio dei costi IT.

    Lascio rispondere i diretti interessati sui costi di adozione, mentre confermo l’esistenza della fase di formazione del personale, così come scritto nel post.

    A prescidere dal caso in questione, più che di formazione però parlerei di uno sforzo di cocreazione (di spazi e strumenti), a cui segue un processo di coltivazione continuo delle persone. Non si tratta più di spiegare perchè o come le persone dovrebbero utilizzare strumenti nuovi, ma di progettare gli strumenti intorno ed insieme alle persone.

    Questo lavoro è continuo ed iterativo, mentre la formazione viene spesso vista come un impegno una tantum.

  • http://www.projectgroup.it Cristina

    Ciao, faccio parte dei diretti interessati..
    I costi di acquisto della wiki (Confluence) sono stati di 1.600 dollari americani, la formazione del personale sulla wiki è stata ridotta a 2 mezze giornate (per il resto sono stati stimolati a lanciarsi e imparare sbagliando..) e l’unico costo “sommerso” direi che è il compenso mensile di Fabrizio per la durata del progetto più le 8 giornate di coinvolgimento dei Project Manager della struttura.
    Ma naturalmente tutto questo continua…

  • Pingback: Altri Feedback | Project Group()

  • http://www.virtualeco.org fabrizio

    ciao a tutti,
    .. e come scritto anche sul nostro blog grazie per l’interesse che questo post sta generando!

    detto questo, la domanda sui costi sommersi è giustissima, ma vedo che Cristina ha già risposto …

    Per quanto riguarda i momenti di formazione abbiamo giornate messe a calendario per tutti i consulenti in più abbiamo altri momenti di richiesta d’aiuto, legati ad un miglior utilizzo del wiki, per questi cerchiamo di trovare soluzione nel breve.

    Abbiamo deciso di imparare ad usare diversi tipi di app, di cui (come si legge in questo post) alcune sono state scartate, questo in un’organizzazione non può che portare a momenti di confusione ma alla lunga accresce la cosapevolezza di ciò che è la rete e di cosa può dare.

    Certo è che in altre organizzazioni non è pensabile un testing , R&S del genere, per mancanza di tempo o di risorse.

    Credo che l’ottimo si possa raggiungere standardizzando alcune procedure (vedi analisi dell’organizzazione e successiva strutturazione dell’app) proprio per le PMI, cosa che già si fa con la grande azienda.

    In questo modo avendo già chiaro l’idea di quali possano essere i migliori strumenti per la PMI è focalizzare al meglio la formazione, riducendone ancor di più i tempi.

  • http://lucagiacconi.blogspot.com Luca

    Io penso che la vera sfida sta nella convergenza delle applicazioni verso un’unica piattaforma in grado di reinventare il modo di lavorare in azienda. E questo grande risultato passa, come più volte sostenuto da Emanuele, attraverso un ripensamento dei processi ma anche su adeguate sponsorship. Proprio nelle aziende di media dimensione la resistenza al cambiamento si coglie in maniera più evidente ed occorre trovare modi sempre nuovi di dimostrare che condividere esperienze in un gruppo aziendale non è detto sia un preludio al “caos decisionale”.

  • http://wiki.wekey.it Giulio

    Complimenti a Emanuele, Fabrizio e Project Group per la lungimiranza e il successo ottenuto.
    Mi pare che nei costi “sommersi” siano stati dimenticati i costi per l’infrastruttura Amazon e la sua manutenzione.
    Emanuele, le peercentuali di abbattimento dei costi IT a cosa si riferiscono? Al passaggio da Dokuwiki+Wordpress a Confluence?

  • admin

    Ciao Giulio,
    non voglio prendermi meriti non miei ed a scanso di equivoci ci tengo a dire che i complimenti vanno solamente a Fabrizio ed alle persone di Project Group. Il mio coinvolgimento è stato solo nella pubblicazione del post.

    Anche qui lascio Fabrizio rispondere, ma credo che nei costi siano stati inclusi quelli di Amazon e le percentuali di abbattimento siano riferite al passaggio da software tradizionale come Exchange Server alle soluzioni adottate nella fase finale del progetto (quindi non Dokuwiki+Wordpress utilizzate solamente nel mezzo in via sperimentale)

  • http://www.virtualeco.org fabrizio

    ciao a tutti,
    scusate il ritardo di risposta! :)

    Non posso che confermare quanto scritto da Emanuele sopra. La riduzione di costi è riferita al volume medio annuo speso in IT prendendo a paragone la struttura precedente (exchange+office+mail & calendari+manutenzione+server esterno e server interno) con quella attuale descritta nell’articolo.

    Per quanto riguarda Amazon, non posso che consigliare l’utilizzo della cloud, i costi sono sensibilmente minori, così tanto da non apparire nemmeno fra le voci più consistenti del progetto.
    Utilizzando “le istanze a consumo” è possibile regolarsi molto bene su quanto si va a spendere! immagino ne siate già a conoscenza ma se volete averne prova il link diretto è questo: http://calculator.s3.amazonaws.com/calc5.html.

    grazie ancora e spero di aver risposto, se così non fosse, eccomi! :)

  • http://www.projectgroup.it Carlo

    Ciao a tutti, sono anch’io uno dei diretti interesati. Uno degli effetti interessanti che sto vivendo in Project con il passaggio al 2.0 è la percezione della trasformazione della conoscenza in consapevolezza. Per anni mi sono occupato di Formazione e di E-Learning e, come secondo ambito, di IT. Nel campo della formazione il passaggio dalla conoscenza alla consapevolezza è definibile con il termine “metacognizione” ovvero l’apprendimento non solo di ciò che si deve sapere, ma anche del percorso che ci porta a saperlo. In questo caso, il passaggio dall’uso dell’IT come ‘strumento’ al vivere l’IT come ‘ambiente’ sta generando processi metacognitivi importantissimi. Credo che sia uno degli aspetti più interessanti dell’applicazione delle tecnologie web 2.0. Se da un lato la definizione di Andrew McAfee di Enterprise 2.0 e molte delle successive si rivolgono agli aspetti strumentali, dall’altro i risultati di queste applicazioni sono sempre da valutarsi in termini di knowledge management. Senza addentrarci in una discussione accademica, credo sia importante sottolineare come la partecipazione diretta al processo di costruzione della conoscenza sia facilitata dal medium quando questo si trasforma da puro strumento per la catalogazione delle informazioni a via alla mediazione, trasformando i fruitori che da ‘spugne’ diventano ‘filtri’. Per essere più concreti vi porto l’esempio della mediazione culturale che si genera nell’intervento di un utente di Ms Office su una struttura di contenuti di un progetto rispetto ad un utente del web 2.0. Nella maggior parte dei casi, l’utente office è coinvolto nella generazione di un documento, più o meno multimediale, da aggiungere ad una struttura di contenuti. Il suo problema primario è quello di catalogare il suo elaborato in termini di appartenenza ad una cartella, ovvero tende ad inscatolare in una singola categoria (il nome della cartella) ciò che ha elaborato. Io ed i miei colleghi stiamo facendo un passo in avanti: ogni volta che documentiamo una iniziativa dobbiamo ragionare sui legami che questo contenuto ha con l’intera struttura del progetto. La creazione di una pagina della Wiki comporta uno sforzo mentale diverso: capire le correlazioni, creare dei link, cercare di inserire nel punto giusto della struttura reticolare i nuovi concetti. Questa operazione, che è molto più vicina al modo naturale di pensare degli individui (nessuno pensa da sinistra a destra e dall’alto in basso, come in un documento di word, ma in modo ipertestuale associando concetti, come in una wiki o in un ipermedia qualsiasi) ci consente di verificare non solo il contenuto aggiunto, ma il livello di interrelazione di quello step di processo che stiamo documentando, rispetto all’intera struttura. In questo senso, gli strumenti tecnologici passano dalla funzione di mezzo a quella di ambiente: ci muoviamo in essi, interagiamo con essi e proiettiamo il nostro pensare, progettare e apprendere su contenuti e strumenti senza necessariamente distinguerli. La forma del documento è determinata dalla sua sostanza. Per dirla con McLuhan, il mezzo, che nell’era digitale 1.0 non era più il messaggio, data la neutralità che i bit assumevano in quanto mezzo di trasporto del contenuto, ora torna a globalizzare il villaggio, ma in modo positivo; non appiattendo il contenuto, ma valorizzandolo al punto tale che si documenta la sostanza di un progetto e al contempo il processo che ci permette di realizzarlo. Il tutto con uno strumento semplice ed economico.

    Carlo

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