Qualche tempo fa si era accesa una viva ed a mio avviso utile discussione su quanto ed eventualmente come fosse possibile portare gli approcci e modalità dell’Enterprise 2.0 anche sulla piccola-media impresa italiana, di fatto il 99.9% del nostro mercato. Data da una parte l’enorme rilevanza del target e dall’altra dimensioni, cultura, contesto sociale, infrastrutture tecnologicche e capitali chiaramente diversi da quelli della grandissima impresa, la risposta in effetti non pareva del tutto ovvia.

In questa serie di due post mi ripropongo allora di riprendere il discorso, presentando prima gli aspetti salienti del nuovo progetto di Intranet 2.0 di Lago (anticipato durante il convegno Enterprise 2.0 2009 di IDC), per poi introdurre una nuova storia di PMI 2.0.

La Intranet 2.0 in Lago

Partiamo da Lago che avevamo lasciato al momento della efficacissima sperimentazione su quasi tutte le tipologie di servizi Web 2.0 disponibili al fine di creare una nuova relazione con i dipendenti (tramite wiki e project management), con i rivenditori (social networking) e con i clienti finali (diversi blog, photo e video sharing, twittering, aggregazione). Andando di molto oltre il semplice blog, già questo lavoro lasciava presagire l’avvio di un processo di ripensamento profondo verso un concetto di impresa 2.0.

Al termine della fase di sperimentazione, Open Knowledge ha avuto l’onore di supportare Lago in un nuovo progetto di Intranet 2.0 finalizzato al raggiungimento di ambiziosi obiettivi organizzativi, tecnologici, culturali:

• Obiettivi organizzativi: creare in modo organico, strategico e strutturato un unico luogo in cui i dipendenti potessero lavorare insieme, condividere competenze e soluzioni, aiutarsi l’un l’altro attraverso i dipartimenti e con grande autonomia
• Obiettivi tecnologici: migrare gradualmente tutte le soluzioni disponibili verso una sola piattaforma flessibile, emergente, partecipativa e facile da usare
• Obiettivi culturali: allargare la partecipazione attiva nei tool sociali a tutti i componenti dell’azienda, management in primis, aumentandone sensibilità, trasparenza e confidenza con le nuove modalità di interazione

Al fine di testare la reale portata dei social media sull’azienda è stato allora deciso di lanciare un pilot non orientandolo però ad un gruppo di persone, ma ad un processo che tagliasse orizzontalmente più dipartimenti e che fosse critico per il business: il processo di sviluppo e miglioramento del prodotto.

Circa 30 persone tra responsabili di dipartimento (marketing, commerciale, produzione, progettazione, post vendita, acquisti, etc) e figure operative sono state coinvolte fin dall’inizio in una attività creativa per capire dove e come i contributi dal basso potessero arricchire il lavoro sul prodotto. Di seguito un momento del lavoro di cocreazione degli scambi di valore:

L’attività è stata organizzata con ritmi piuttosto serrati secondo le fasi seguenti:

In sole 8 settimane siamo cioè andati da una semplice idea ad una community vibrante attraversando la selezione del processo aziendale più adatto al pilot, l’analisi delle interazioni tra i diversi dipartimenti, la cocreazione ed il raffinamento iterativo degli spazi collaborativi di supporto, il lancio stesso del pilot, il coinvolgimento di quasi la totalità dell’azienda.

I risultati

A volte si da per scontato che il cambiamento dei comportamenti lavorativi sia impossibile o estremamente lungo. Nel nostro caso tutto è avvenuto in tempi estremamente rapidi come suggerisce questa risposta ad una survey che ha seguito il progetto:

Questa indicazione di gradimento è stata supportata da dati di partecipazione in costante crescita (ad es. numero di utenti attivi e messaggi scambiati all’interno delle discussioni sul prodotto) già dal primo mese di vita della community:

Ancora più impressionanti sono gli impatti di business con una riduzione del 40% dei tempi di attivazione delle persone nel processo di sviluppo prodotto, riduzione fino al 70% dei tempi complessivi del processo, abbattimento di più del 90% della durata delle riunioni (tramite il continuo scambio online, ora ci si incontra solamente per ratificare le decisioni), miglioramento percepito del 40% nella qualità delle decisioni prese:

Aldilà delle cifre esemplificative, il progetto ha avviato in circa due mesi un profondo cambiamento dell’organizzazione portando benefici hard e soft di rilievo.

Tra i benefici più tangibili:

• Migliori decisioni in minor tempo
• Velocizzazione del processo di sviluppo
• Riduzione degli errori di comunicazione (ad esempio tra ufficio tecnico e produzione)
• On-boarding dei nuovi assunti più veloce ed economico

Tra i benefici più di lungo termine:

• Aumento della visibilità, della diversità dei contributi e del livello di partecipazione
• Ogni decisione sul prodotto e le ragioni che ci sono dietro diventano automaticamente un asset di conoscenza aziendale riusabile nel tempo da tutti i dipendenti
• La intranet è un ambiente gratuito e costantemente aggiornato per la crescita professionale delle persone di Lago

Ed infine, ecco parte di una schermata dell’ambiente realizzato tramite Jive Clearspace:

Ciò che deve colpire qui non è la grafica sofisticata, ma come la nuova intranet abbia effettivamente trasformato qualunque dipendente, anche coloro che sul biglietto da visita non hanno per nulla il processo di sviluppo del prodotto, in un creatore di innovazione. Chiunque oggi ha cioè possibilità di dare un contributo, sentendosi membro di un gruppo, con la consapevolezza che quel contributo verrà seriamente considerato a tutto beneficio del futuro dell’impresa.

Conclusioni

Quali sono stati i fattori chiave nella Intranet 2.0 di Lago?

Il primo ingrediente è stato a mio avviso il fortissimo mix tra apertura, ascolto, trasparenza, coinvolgimento, contaminazione che caratterizza Lago e che ha certamente rafforzato il committment sul progetto. Ad esso si è sommata l’intuizione di scegliere un flusso che tutti riconoscevano come topico nella vita dell’azienda e che ha costretto i dipartimenti a lavorare fianco a fianco. La colla è stata, per finire, la modalità creativa e partecipata tramite cui tutte le decisioni (struttura dei servizi, contenuti, dinamiche degli scambi, etc) sono state prese. Ascoltare sinceramente le persone significa infatti renderle parte della sfida e magari riuscire a vincerla insieme a loro.

Seguendo lo stesso percorso, oggi il flusso di sviluppo del prodotto è stato autonomamente affiancato da altri processi importanti per Lago (ad. esempio il Lean Management) ed i dati di partecipazione continuano a crescere senza sosta.

Personalmente però la soddisfazione più grande l’ho avuta tornando dopo qualche mese in Lago ed ascoltando dalla voce di alcuni partecipanti inizialmente un pò scettici sulla intranet 2.0 la frase: “Oggi veramente non saprei come farne a meno!”

Se eravate convinti che mai una PMI avrebbe potuto rappresentare non solamente una storia di successo, ma addirittura un pionere nell’Enterprise 2.0 in Italia, la Intranet 2.0 in Lago porta evidenze su come questo sia chiaramente possibile e su alcuni dei ritorni che ci si può attendere.

A prestissimo per un altro caso di PMI 2.0!