Il mio amico Luis Suarez continua costantemente a stupirmi e nella sua posizione di esperto di social media in IBM si è messo in testa di dimostrare come sia possibile fare il consulente dentro una grande azienda praticamente senza utilizzare la mail, o meglio, ripristinando l’utilizzo originale per cui le mail erano pensate, ovvero comunicazioni riservate ed a due.

Se vi fermate un attimo a pensare, non è difficile realizzare quanto del nostro tempo lavorativo sia speso leggendo, rispondendo e cercando mail. Questa situazione è così connaturata alla nostra pratica quotidiana da non sollevare spesso domande, limitandosi ad essere considerata qualcosa di intrinsecamente inevitabile. Eppure non è così..

Cosa succederebbe se smettessimo di rispondere o inviare email? Esistono modi più efficaci di utilizzare il nostro tempo e condividere le nostre informazioni?

Come potete immaginare la risposta risiede proprio nell’Enterprise 2.0 ed anzi ne rappresenta uno dei business case più forti.

Cosa succederebbe allora se la casella della posta fosse sostituita da strumenti come instant messaging (es. Lotus Sametime 8.0), blog (es. Blog Central), wiki (es. Wiki Central), intere suite come Lotus Connections, tagging di persone (es. Fringe Contacts), sharing centrato sulle persone (es. Cattail),  twitter (come BlueTwit), podcasting (es. Media Library), social networking (es. Beehive), tool di visualizzazione delle relazioni sociali (es. Atlas) o altri milioni di strumenti disponibili grazie al web 2.0?

Questa immagine pubbicata da Anthony Williams (e ripresa da Christian Rasmussen , Intellipedia, di cui vi consiglio di leggere il caso se non lo conoscete già) lo spiega molto bene:

Le osservazioni racchiuse in questo diagramma sono lo specchio alla conversazione che Luis e Jon Mell hanno affrontato in un podcast illuminante di 35 minuti che spiega per filo e per segno gli immensi ritorni che è possibile ottenere sostituendo parte delle e-mail con piattaforme e canali pensati espressamente per la comunicazione e collaborazione.

Le domande affrontate:

1. Qual’è stata la reazione da parte di amici e colleghi?
2. Qualcuno è stato infastidito dal non poterti mandare email?
3. Quanto tempo spendi utilizzando tool Enteprise 2.0?
4. Dato che utilizzi principalmente tool interni IBM, come communichi con clienti e colleghi fuori dall’azienda?
5. Rimpiazzare la mail è possibile anche per coloro che passano il 100% del loro tempo parlando ai clienti?
6. Hai effettivamente risparmiato del tempo? Se la risposta è no, esiste comunque un valore nell’utilizzo di questi tool?
7. A parte il tempo risparmiato, ha capito qualcosa di nuovo utilizzando i tool Enteprise 2.0?

Queste domande non solamente gettano una luce estremamente concreta e pragmatica sul mondo dei social media all’interno dell’azienda, ma tracciano uno scenario perfetto per la redazione un modello di ROI dei wiki, sul quale tornerò nel prossimo post. Nonostante il costo ridotto delle piattaforme Enterprise 2.0, molte realtà prima di muoversi hanno la necessità di giustificare in termini economici i benefici. Dopo i blog, questa è un passo avanti anche nel ROI degli enterprise wiki.

Quali sono le osservazioni che emergono dal podcast? Quali sono i benefici dal ridurre l’utilizzo della mail ai soli casi in cui è indispensabile usarla (molto molto rari)?

Sintetizzo dal post di Jon Mell, che vi invito a leggere:

1. L’incentivo principale è stato evitare di rispondere alla stessa domanda ancora ed ancora da ogni individuo singolarmente e via email
2. Anche se il tempo risparmiato con le e-mail è in parte speso sui social media, qui il lavoro non è ridondante e con una sola risposta è possibile risolvere un problema a migliaia di persone, non solo in questo momento, ma anche nel tempo a venire (grazie alla persistenza, trovabilità ed al concetto di piattaforma secondo McAfee)
3. Le risposte non devono arrivare necessariamente dal destinatario della domanda, ma potenzialmente da qualunque contatto del suo network che neanche conosciamo (secondo un approccio di serendipity specialmente utile se il destinatario è assente o occupato o semplicemente non conosce la risposta)
4. Lo shift è possibile, ma richiede un comittment da parte del management
5. Si riduce lo stress di dover passare la giornata vedendo un numero infinito di mail non lette
6. La mail è perfettamente indicata per lo scambio di informazioni private e confidenziali (ma solo tra coppie di individui, altrimenti esistono metodi migliori come i wiki)
7. Rispondere alle mail tramite l’instant messagging genera una reazione fortemente positiva per il feedback quasi instantaneo ed è un ottimo modo per far capire agli altri che se vogliono risposte più veloce è meglio evitare la mail.
8. Lo stesso processo di review (o scrittura collaborativa) di un documento è molto più semplice ed efficace tramite i social media perchè consente di mantenere un’unica versione, visibile a tutte le parti interessate, garantendo anche che nulla andrà perso sui singoli pc

Non male secondo me, anche perchè i benefici sono in qualche modo misurabili..