Perchè l’Enterprise 2.0 è così importante? Qual’è la sfida che essa raccoglie?

Ogni società di dimensioni consistenti utilizza già oggi una gran quantità di mezzi di comunicazione (email, instant messaging, intranet, telefoni, sistemi di document sharing e knowledge management). Per comprendere il valore dell’Enterprise 2.0 è allora necessario fare un passo indietro e valutare i limiti ed i problemi che affliggono i tool attualmente più in voga all’interno delle aziende.

Come indicato da McAfee, le tecnologie informative utilizzate dai knowledge workers possono essere fatte ricadere in due grandi categorie:

• I canali (come mail e sessioni di instant messaging da persona a persona), in cui l’informazione digitale può essere creata e distribuita da chiunque, ma consultata e riutilizzata solamente da pochi.
• Dall’altra parte abbiamo le piattaforme (come le intranet, i siti istituzionali ed i portali). Le piattaforme sono un po’ l’opposto dei canali: il contenuto viene generato ed approvato da pochi, mentre tanti possono consultarlo liberamente.

Thomas Davenport, nel suo libro “Thinking for a Living ” mostra come i canali siano decisamente più usati delle piattaforme. In particolare la mail è lo strumento più diffuso perché adatta a ricevere ed inviare informazione in modo mirato.

Più in generale, il punto centrale sembra essere una complessiva insoddisfazione sia verso i canali che verso le piattaforme che le aziende rendono disponibili. Questa insoddisfazione spiega l’insuccesso di tantissime intranet ed iniziative di knowledge management.

Parafrasando quando scritto da McAfee, Il knowledge management è uno strumento utilizzato allo scopo di elicitare quel patrimonio di conoscenza implicita, best practices e esperienze accumulate dalle persone che compongono l’azienda per renderli disponibili a tutti i dipendenti e facilitarne il lavoro. Purtroppo le tecnologie attuali non sono adatte a questo scopo.

Davenport mostra come:

• tutti i dipendenti utilizzano le mail, ma
• il 21% si senta schiacciato da queste mail,
• il 15% è convinto di perdere in produttività per l’eccessiva quantità di posta da smaltire
• il 26% dica che la posta elettronica si usa eccessivamente

Forrester conclude il quadro sostenendo che solo il 44% degli information workers ritiene di poter trovare agilmente documenti all’interno della intranet aziendale.

Come indicato da un altro studio di IDC del 2006, questo problema tende unicamente a peggiorare al crescere della quantità di mail e la perdita di produttività generata può essere valutata in:

• ¼ del normale orario di lavoro perso nella ricerca e nell’analisi dell’informazione
• un impatto che sfiora i 6M$/anno in un’azienda da 1000 dipendenti.

Presentare ad ogni dipendente l’informazione a lui più utile in relazione al task che sta completando è difficile a causa di una miriade di barriere disseminate all’interno e tra i sistemi informativi di ogni azienda. Questi ostacoli sono rappresentati da una molteplicità di applicazioni che non sono in grado di dialogare, a cui si accede con credenziali in ogni caso diverse e che impongono l’interazione con un’interfaccia specifica e non standard. Ogni nuova applicazione deve poi integrarsi con gli strumenti e le policy già presenti e coinvolgendo formalmente i gruppi di IT con tempi e costi scoraggianti.

Gli effetti di un simile scenario non sono difficili da immaginare:

• qualità e quantità del lavoro compiuto ne risentono
• anche il servizio fornito ai clienti perde di qualità
• ogni cambiamento di direzione causa ulteriori perdite di tempo ed efficienza
• gli stessi dipendenti sono insoddisfatti con un peggioramento del clima aziendale

Sembra un po’ che il knowledge management abbia fallito la sua missione e che al contrario si apra una grande opportunità: ridurre i costi di ricerca ed organizzazione dell’informazione, impattando significativamente la bottom line.

Per evitare di perdere ore alla ricerca dei dati e concentrarsi invece sulle reali attività produttive è allora necessario introdurre strumenti innovativi ed in grado di memorizzare e localizzare efficacemente l’informazione utile al lavoro quotidiano.

Questa è la sfida che l’Enterprise 2.0 si pone.