Ridurre la quantità di mail al Web 2.0 Expo Berlino

Nel post precedente ho parlato del Web 2.0 Expo Berlin a cui dovrei partecipare dal 21 al 23 Ottobre insieme ad un buon numero di amici italiani ed europei. Usando il codice sconto webeu08gr18 e registrandovi qui potete ancora ottenere lo sconto del 35% (l’early price scade il 25 Settembre).

Una novità che mi è stata anticipata è la presenza nel programma dell’evento di un talk di Luis Suarez. Da semplice blogger, Luis è stato poi invitato a portare sul palco la sua esperienza nell’utilizzare gli strumenti del Web 2.0 e dell’Enterprise 2.0 per ridurre drasticamente la quantità di mail da gestire ogni settimana. Ho già parlato dell’importanza dei wiki in questo senso (prendendo spunto dal lavoro di Jon Mel di cui vi invito a sottoscrivere il feed) e di quanto una gestione diversa della mail fosse efficace anche a livello ROI.

Come ci ha detto all’International Forum on Enterprise 2.0 di Varese però, l’esperimento di Luis nel frattempo è continuato raggiungendo dopo 30 settimane il limite di 20 mail al mese.  All’interno di un’azienda che comprende 370.000 dipendenti sparsi nel mondo, con una struttura che immagino abbastanza tradizionale (leggi top-down), questo numero deve far riflettere.

Ridurre la quantità di mail non significa solamente perdere meno tempo ogni mattina, ma ancora di più spostare in un luogo pubblico tutti i contenuti (risposte, indicazioni che provengono dall’esterno, soluzioni, deliverable, etc) che possono essere utili al resto dei colleghi.

Questo salto culturale in fondo piccolo e possibile a tutti ha però una portata enorme. Se tutte le informazioni d’interesse collettivo (ovvero più di 2-3 persone) fossero d’un tratto rese disponibili in modo aperto, il beneficio non sarebbe limitato ad una knowledge base di proprietà dell’azienda. Aprire, ampliare, condividere significano passare dal focus sul legame forte a quello debole, dal canale alla piattaforma. Mai dovuto rispondere a domande come “Dove trovo in un esperto di ……. ed ottengo una risposta alla mia domanda su …… in cinque minuti”?.

Le implicazioni di questo passaggio comprendono:

  • una maggiore trasparenza
  • la localizzazione ed il riuso della conoscenza
  • una persistenza delle informazioni
  • una varietà di criteri per ritrovarle (maggiore trovabilità tramite tag, parola chiave, categoria, utente, etc)
  • lo scaricarsi da risposte che non sono di competenza propria o che sono state già affrontate (minore ridondanza)
  • un disperdersi degli scambi in fondo trascurabili (non tutto deve essere conservato negli scaffali di casa..)
  • un aumento della portata della propria visibilità aldilà di barriere geografiche, gerarchiche e dipartimentali (se sono un esperto su un certo tema possono saperlo tutti in fretta come è successo a Luis).

Più in generale leggo la lezione di Luis come un invito a pensare sempre in modo critico e creativo gli strumenti a cui siamo abituati e di farlo in prima persona. Cercare di lavorare più efficacemente migliora la nostra vita e rende meno ripetitivo il lavoro che comunque compiamo ogni giotno.

Allora, per quanto cambiare sia sempre uno sforzo come spiegato benissimo dal 9X problem di McAfee, in alcuni casi è sufficiente fare evangelizzazione mostrando come altri strumenti ed approcci siano anche più di dieci volte migliori della mail.

Berlino sarà l’occasione per riflettere su questi aspetti con l’aiuto di Luis Suarez.

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  • Sono d’accordo con te Emanuele, come ho scritto qui http://www.domeniconardone.it/la-killer-application-della-comunicazione-interna-e-ancora-lemail/ la mail è ancora lo strumento di collaborazione/comunicazione più utilizzato nelle organizzazioni. Tutte, o quasi, le informazioni sono immagazzinate lì ed è difficile andarle o recuperare/condividere.
    La soluzione potrebbe essere quella di “alleggerire” gli account di posta spostando frammenti di collaborazione verso altri strumenti, una soluzione morbida e che richiede uno “sforzo” minimo da parte delle persone è quella proposta da Valdemarin ultimamente nel suo blog.

    Per il resto, siamo sempre allo stesso discorso: gli strumenti ci sono e funzionano bene…le persone sono pronte e hanno il coraggio di abbandonare e pratiche ed abitudini lavorative consolidate in tanti anni?

  • admin

    Ciao Domenico,
    purtroppo io non sono per niente d’accordo sul fatto che la mail possa essere uno strumento di collaborazione. Semplicemente non è nata per questo e piuttosto è diventata l’unico strumento per qualunque tipo di scambio uno ad uno, uno a molti, molti a molti, indipendentemente dalla forza del legame su cui si agisce.

    Questo abuso ha portato e porta ogni giorno a perdite di tempo, produttività, expertise ed opportunità preziose.

    L’esperimento di Luis è interessante perchè fa riflettere su questi potenziali problemi/benefici, ma il cambiamento che presuppone nel comportamento dei dipendenti è profondo. Il punto non è quanto gli strumenti siano disponibili e nemmeno quanto i dipendenti abbiano coraggio a rivedere le proprie pratiche. Gli strumenti esistono ormai da decenni. Il cambiamento, se lasciato a se stesso, invece richiede tempo, forse anni.

    In questo momento la differenza la fanno quelle organizzazioni che si attivano per coltivare il cambiamento, inquadrandolo in modo strategico, coinvolgendo i dipendenti e facendo loro vedere chiaramente il valore personale che questo genera. C’è chi lo sta facendo e chi aspetta che accada magicamente..

  • Il senso del mio post è “..se proprio dobbiamo usare la mail per tutto almeno proviamo a gestirla in modo intelligente..” 🙂
    La penso anche io come te: la mail è tutto tranne che uno strumento di collaborazione ottimale ma sta di fatto che ad oggi, in molti contesti, è utilizzata (anche inconsciamente) per questo scopo. E’ proprio su questo punto che deve agire un’organizzazione ed attivare dei processi di cambiamento significativi.

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