Nel post precedente ho parlato del Web 2.0 Expo Berlin a cui dovrei partecipare dal 21 al 23 Ottobre insieme ad un buon numero di amici italiani ed europei. Usando il codice sconto webeu08gr18 e registrandovi qui potete ancora ottenere lo sconto del 35% (l’early price scade il 25 Settembre).

Una novità che mi è stata anticipata è la presenza nel programma dell’evento di un talk di Luis Suarez. Da semplice blogger, Luis è stato poi invitato a portare sul palco la sua esperienza nell’utilizzare gli strumenti del Web 2.0 e dell’Enterprise 2.0 per ridurre drasticamente la quantità di mail da gestire ogni settimana. Ho già parlato dell’importanza dei wiki in questo senso (prendendo spunto dal lavoro di Jon Mel di cui vi invito a sottoscrivere il feed) e di quanto una gestione diversa della mail fosse efficace anche a livello ROI.

Come ci ha detto all’International Forum on Enterprise 2.0 di Varese però, l’esperimento di Luis nel frattempo è continuato raggiungendo dopo 30 settimane il limite di 20 mail al mese.  All’interno di un’azienda che comprende 370.000 dipendenti sparsi nel mondo, con una struttura che immagino abbastanza tradizionale (leggi top-down), questo numero deve far riflettere.

Ridurre la quantità di mail non significa solamente perdere meno tempo ogni mattina, ma ancora di più spostare in un luogo pubblico tutti i contenuti (risposte, indicazioni che provengono dall’esterno, soluzioni, deliverable, etc) che possono essere utili al resto dei colleghi.

Questo salto culturale in fondo piccolo e possibile a tutti ha però una portata enorme. Se tutte le informazioni d’interesse collettivo (ovvero più di 2-3 persone) fossero d’un tratto rese disponibili in modo aperto, il beneficio non sarebbe limitato ad una knowledge base di proprietà dell’azienda. Aprire, ampliare, condividere significano passare dal focus sul legame forte a quello debole, dal canale alla piattaforma. Mai dovuto rispondere a domande come “Dove trovo in un esperto di ……. ed ottengo una risposta alla mia domanda su …… in cinque minuti”?.

Le implicazioni di questo passaggio comprendono:

• una maggiore trasparenza
• la localizzazione ed il riuso della conoscenza
• una persistenza delle informazioni
• una varietà di criteri per ritrovarle (maggiore trovabilità tramite tag, parola chiave, categoria, utente, etc)
• lo scaricarsi da risposte che non sono di competenza propria o che sono state già affrontate (minore ridondanza)
• un disperdersi degli scambi in fondo trascurabili (non tutto deve essere conservato negli scaffali di casa..)
• un aumento della portata della propria visibilità aldilà di barriere geografiche, gerarchiche e dipartimentali (se sono un esperto su un certo tema possono saperlo tutti in fretta come è successo a Luis).

Più in generale leggo la lezione di Luis come un invito a pensare sempre in modo critico e creativo gli strumenti a cui siamo abituati e di farlo in prima persona. Cercare di lavorare più efficacemente migliora la nostra vita e rende meno ripetitivo il lavoro che comunque compiamo ogni giotno.

Allora, per quanto cambiare sia sempre uno sforzo come spiegato benissimo dal 9X problem di McAfee, in alcuni casi è sufficiente fare evangelizzazione mostrando come altri strumenti ed approcci siano anche più di dieci volte migliori della mail.

Berlino sarà l’occasione per riflettere su questi aspetti con l’aiuto di Luis Suarez.