Dopo TamTamy e Tata ho nuovamente l’occasione di recensire un tool/progetto Enterprise 2.0 italiano.

We+ Workspace è la piattaforma sociale di collaborazione e comunicazione nei team sviluppata da Yooplus srl (in precedenza Exenia.net) e comprende una serie molto completa di tool quali blog, wiki, tag (ma non ancora il collaborative tagging), feed rss, calendario, task/milestone e gestione di progetti, messaging, search con un approccio multi-lingua ed un modello di pricing piuttosto aggressivo.

A mio avviso lo strumento in questione ricade a tutti gli effetti all’interno delle suite Enterprise 2.0, avendo il merito di integrare in una comune esperienza d’uso componenti molto differenti e spesso forniti da vendors distinti. L’intera piattaforma è stata sviluppata in house tramite tecnologie LAMP (Linux, Apache, Mysql, Php) ed offre APIs per l’estensione delle funzionalità, web services per lo scambio di dati con terze parti e widget per esportare i contenuti in sistemi esterni. Anche i database supportati (per il modello on-premise) comprendono, oltre a MySql, anche Oracle e SQL Server.

Questo approccio organico viene spesso preferito dalle aziende per ridurre tempi, costi e competenze richieste per la selezione, integrazione, localizzazione e formazione su prodotti disponibili autonomamente sul mercato.

Come è possibile vedere in figura, gli ambiti di intervento di Yoo+ sono quattro: collaboration, project management, communication, personal productivity, mentre i benefici della suite comprendono una maggiore consapevolezza delle potenzialità e dell’identità del gruppio, la convisione della conoscenza, l’aumento della trasparenza ed il networking trasversale rispetto alle strutture formali presenti in azienda.

Altre peculiarità di Yoo+ sono la criptazione di contenuti e file, il file sharing, i mood, i post-it nel calendario ed i mashup con alcuni servizi di Google (per esempio per la rappresentazione grafica delle informazioni di project management) e con Skype.

Ciò che veramente caratterizza la piattaforma è però il paradigma che tiene insieme tutti gli strumenti elencati. E’ questo l’aspetto che più mi incuriosiva poichè distingue una suite da un aggregato tecnologico. La chiave di volta di Yoo+ è costituita dal concetto di progetto. Utenti, blog, wiki, file, calendari, etc (ma non ancora i messaggi) sono associati ad un’area (ad es. marketing o cliente 1) e ad uno o più progetti sotto quest’area (es. iniziativa virale per il lancio del prodotto) come è possibile vedere già nella homepage:

In una sorta di Facebook più ordinato ed orientato alla gestione dei progetti, l’homepage fornisce una visione d’insieme delle ultime attività che riguardano o coinvolgono direttamente l’utente e comprende innanzitutto il calendario settimanale condiviso, i promemoria, gli ultimi messaggi ricevuti, lo stato delle milestone, gli eventi (file caricati o modificati, post, pagine dei wiki, milestone, etc) verificatisi nella giornata corrente e l’ultimo post che l’utente è autorizzato a vedere. Qui sarebbe a mio avviso comodo poter vedere un numero maggiore di post (magari un post con il summary e due solamente con il titolo).

In alto troviamo la nuvola di tag cliccabili (che funziona come un ulteriore meccanismo di ricerca trasversale ai contenuti) e le tab associate alle funzionalità principali. Una chicca è rappresentata dal simbolo di bustina che precede la label “Messaggi” e che appare solamente nei momenti in cui c’è qualcosa di nuovo da leggere.

L’approccio basato su progetti è ancora più evidente nella colonna di destra: essa contiene una funzionalità di filtering tramite cui selezionare i contenuti associati al singolo progetto o a tutti i progetti e, più in basso, la lista dei contatti legati alla scelta effettuata con la possibilità di inviare contestualmente messaggi o effettuare una chiamata via Skype.

Devo ammettere che all’inizio ho trovato un pò di difficoltà nel comprendere come tutto, compresa la registrazione di contenuti ed utenti, fosse subordinato alla creazione di un sistema di progetti (ma questo aspetto è stato migliorato dopo la mia prova). A posteriori si capisce facilmente come l’ordine dei passi richiesto sia allineato con il paradigma base di progettazione della suite, tuttavia potrebbe essere utile dare maggiore evidenza visiva a questa scelta anche nell’interfaccia della colonna destra.

Il calendario è il supporto di programmazione di base, è navigabile e visualizza task, milestone (la cui scadenza viene anche notificata in homepage), post-it, note ed altri eventi che si verificano nel sistema:

Le attività disponibili sotto al tab Task comprendono eventi, milestone e task veri e propri. Ad ognuno è possibile associare tag e documenti e note esplicative, mentre le sole milestone mostrano alcuni grafici sullo stato di avanzamento:

Andando ancora più in dettaglio, si nota subito come qualunque attività di creazione dei contenuti (post, commenti, pagine nei wiki, etc) sia stata resa omogenea e semplice privilegiando l’immediatezza rispetto alla ricchezza di funzioni:

I blog sono per esempio oggetti molto minimali, l’editor è lo stesso sia per il post che per i commenti (che per i wiki e gli altri contenuti) e nonostante alcune scelte che anche qui andrebbero riviste (i corsivi sono molto poco leggibili, i titoli dei post non sono linkabili, l’assenza di permalink, il basso contrasto cromatico in alcuni template, etc) si nota uno sforzo apprezzabile verso la semplicità e la velocità di apprendimento fondamentali in un target che non è fatto di geek o esperti di web 2.0.

Lo stesso vale per le pagine wiki che possono non solamente essere associate ai progetti, ma con ulteriore granularità, anche organizzate in gruppi di pagine:

Oltre all’editor WYSIWYG, i wiki dispongono di un meccanismo di versioning (delle pagine) utile a verificare le differenze con edizioni precedenti di un certo contributo, recuperando cancellazioni o modifiche accidentali e permettendo a qualunque utente la massima sicurezza e libertà di intervento.

L’approccio per cartelle è stato in questi giorni aggiunto anche alla condivisione di file (lo screenshot qui non è aggiornato):

Mantenendo sempre la massima coerenza possibile, ad ogni file è associato un autore, dei tag, un titolo, un nome file, un progetto ed una data di caricamento. E’ invece un pò particolare la modalità di visualizzazione di queste informazioni che si basa sul meccanismo di esplosione/collasso mutuamente esclusivo delle voci che prende il nome di accordion. Dalla mia esperienza, questo approccio tende a volte a confondere gli utenti più inesperti e quindi incapaci di rendersi conto di quale informazione sia cambiata.

Come ho saputo dell’introduzione delle cartelle nella gestione dei file? Semplice. Ad ogni accesso al sistema, questo propone un utile box (finestra modale) di messaggi di avvertimento sulle variazioni apportate alla piattaforma:

Ovviamente ogni risorsa è associata ad un suo profilo che mostra, non solamente le informazioni personali e la foto, ma anche i progetti su cui è coinvolta, il ruolo nel progetto (manager, ospite, collaboratore, etc), i riferimenti utili al contatto ed infine un grafico che mostra la distribuzione del carico di lavoro:

Infine, è disponibile oltre ai tag anche un motore di ricerca su dati e metadati (da qualche giorno anche full-text sui documenti) ed il look & feel è customizzabile tramite template già pronti e con interventi di personalizzazione specifici per l’utente (come per esempio il logo dell’azienda in alto a sinistra).

Qual’è il costo di questo servizio? Il modello di pricing e distribuzione è piuttosto ricco, ma la risposta di base è GRATIS.

Senza pagare nulla potete cioè avere tutte le funzionalità che ho provato a raccontarvi, su un numero grande a piacere di utenti e progetti, ma con la limitazione di 10MB di storage (Soluzione We+). Se siete disposti a pagare 50 euro/mese (modello freemium) lo storage arriva a 10GB e si ha accesso a servizio di assistenza, formazione, encription, SLA, SSL, API (soluzione We++). Se infine siete una grande azienda con forti esigenze di customizzazione ed integrazione esiste una soluzione enterprise che per 5K annui vi consente di sfruttare i web services per dialogare con ulteriori sistemi esterni o interni (soluzione we+ Enterprise Saas)

Sebbene il Saas (software as a service) sia il modello di distribuzione più congeniale e vicino allo spirito web 2.0, consentendo di risparmiare su macchine, banda, manutenzione, aggiornamento, etc, le aziende spesso non sono ancora pronte a mettere i propri dati in mano a sconosciuti. E’ per questo che apprezzo l’ulteriore proposta di un modello on-site gestito da Yoo+ o in completa autonomia tramite l’acquisto della licenza del prodotto. Qui le cifre si alzano un pò (5K per il Saas on-site e 20K per la licenza più qualche K di startup) ma sono valori piuttosto abbordabili per le realtà di grandi dimensione, abituate a pagare centinaia di migliaia o milioni di euro per oggetti di norma più tradizionali e basati su logiche assolutamente non emergenti.

Ho conosciuto Luigi Grimaldi (presidente di Yoo+) grazie a Tommaso Sorchiotti ed al barcamp di Genova (già questa la dice lunga su quanto l’azienda sia sul pezzo). Nonostante alcune sbavature di user experience, il coraggio con cui stanno affrontando la sfida dell’Enterprise 2.0 è encomiabile e sta ormai valicando i confini nazionali tramite l’aiuto di Thomas Christel (VP Marketing) con partecipazioni ad eventi e riconoscimenti in tutta Europa (se siete curiosi potete consultare il loro blog). We+ è una suite Enterprise 2.0 italiana completa che può già vantare clienti di rilievo (ad esempio Fondazione Cariplo, Quadrifoglio, Loescher) e più di 500 utenti che utilizzano la versione saas. Il modello di pricing e distribution è interessante ed in continua evoluzione così come le feature. Guardando nei loro forum si capisce come gli utenti apprezzino i servizi e collaborino attivamente allo sviluppo (mi sembrano molto agguerriti in particolare sulla richiesta continua di nuove funzionalità) e il paradigma d’uso della piattaforma è evidentemente originale. Mi sembra insomma che ci siano tutti i presupposti per continuare a crescere, migliorare e attirare l’attenzione di qualche VC..