Sempre più aziende italiane ed internazionali si stanno avviando verso un aggiornamento della proprio intranet in chiave 2.0. E’ questo il caso di Dada con la sua Tata Dada 2.0. In questo caso, il make up non è stato dettato unicamente da ragioni estetiche, ma al contrario, si inserisce organicamente nella crescita che interessato l’azienda negli ultimi anni.

Perchè una nuova intranet? Innanzitutto per favorire una più efficace comunicazione tra l’azienda ed i suoi dipendenti separati da una pluralità di fusi orari, luoghi geografici, lingue e culture diverse (Firenze, Milano, Bergamo, New York, Pechino, Rio de Janeiro, San Paolo, Barcellona e Worcester), ma anche come supporto innovativo ed interattivo al lavoro quotidiano in termini di digitalizzazione dei processi preesistenti, di condivisione della conoscenza e di collaborazione sui progetti.

Grazie all’aiuto delle Relazioni Esterne, come di consueto andiamo a vedere Tata dall’interno. Al primo ingresso l’homepage appare minimale e con colori decisi:

Quello che mi colpisce positivamente nella home è proprio l’estrema semplicità: le possibilità tra cui scegliere sono subito evidenti e spaziano delle news sulla sinistra (il mio consiglio qui è rendere più chiaro il fatto che si tratti di notizie e non funzionalità o altre componenti della intranet) al menù in alto (Chiara, Tools, Dada).

Le notizie vengono divise per business unit ed area geografica, in modo che chiunque abbia accesso unicamente alle informazioni più rilevanti per il proprio lavoro. Questo tipo di classificazione dei contenuti è sicuramente utile al fine di ridurre l’information overload a cui i dipendenti sono esposti ed esiste un’area orizzontale in alto in cui vengono veicolate indistintamente tutte le comunicazioni aziendali. Bisogna tuttavia prestare attenzione a preservare un pizzico di contaminazione e sovrapposizione tra le aree, non solo sulla comunicazione aziendale, ma anche sulle operazioni specifiche di dipartimenti diversi da quelli a cui si appartiene. Ad esempio il marketing sarà sicuramente interessato allo stato di sviluppo dei prodotti o alle iniziative sociali, etc. Proprio questa possibilità di accesso emergente alle informazioni, basata più sulla serendipity e sulla curiosità individuale che su un intervento diretto dell’azienda, consente la creazione di un’identità forte e condivisa. Il sentirsi parte del gruppo è anche frutto dell’essere tenuti a conoscenza di cosa il gruppo sta facendo in ogni momento.

Ecco cosa si vede cliccando sull’icona “Phone Book”:

Le notizie sono quindi contenuti ipertestuali affiancati sulla sinistra dai link utilizzati più frequentemente (menù dinamico). Alcuni tab mostrati in figura (Modifica e Translation”) sono accessibili solamente agli amministratori di Tata, ma lasciano trasparire la natura internazionale dello strumento.

All’interno del menù sono racchiusi tutti i tool ed i materiali di supporto al lavoro quotidiano:

Il menu personale raggruppa tutto ciò che riguarda le comunicazioni tra il singolo e l’azienda. Ogni utente ha accesso allo spazio personale ed al blog aziendale, ma ritroviamo anche le classiche applicazioni per la segnalazione delle ferie, i permessi, i giorni di malattia e le visite mediche, oltre a tutte le procedure di rimborso. Posso dire per esperienza diretta che avere queste funzionalità completamente integrate in una piattaforma unica ed accessibile da web permette di risparmiare tanto tempo, carta e inutili frustrazioni. Altre funzionalità e documenti possono essere trovati sotto il menù Tools, dedicato appunto agli strumenti aziendali: si va dalla prenotazione sale, al download di modelli, template e screensaver, fino ai report sull’andamento delle divisioni aziendali. Sotto Dada, si ha infine accesso a tutte le voci legate all’azienda , dalla mail, ai comunicati ed altri contenuti interessanti per tutti i dipendenti.

Benchè le voci contenute nei vari menù siano dinamiche, devo dire che l’organizzazione ed il labeling attuali mi lasciano un pò perplesso. Conosco molto poco la realtà interna Dada, ma potrebbe essere interessante condurre dei piccoli card sorting per verificare la correttezza della tassonomia messa in piedi e la bontà delle etichette, in modo da far saltare agli occhi i raggruppamenti scelti senza conoscere nulla sulle intenzioni di chi li ha creati.

Veniamo finalmente alle componenti più innovative della piattaforma: widget, blog e wiki.

Già nella homepage è possibile cliccare su una linguetta per accedere alla dashboard personale, uno spazio bianco che è possibile popolare con una quantità di widget diversi, dai contenuti del gruppo RCS, agli update dai gruppi di sviluppo, all’andamento sui servizi, agli ultimi contenuti provenienti dai wiki:

I widget sono raccolti in categorie (Chat, News, Report, Utility, Others), possono essere trascinati e configurati tramite il pulsante in alto a destra. Questo è un esempio di dashboard già configurata:

Grazie all’utilizzo dei feed rss, i silos aziendali vengono rotti ed ogni tipo di informazione può essere organizzata e consultata in modo centralizzato ed assolutamente personalizzato.

Le altre due componenti di cui abbiamo parlato sono i blog aziendali (alcuni privati ed interni alla piattaforma, altri pubblici) realizzati tramite Drupal :

ed i wiki realizzati tramite Mediawiki :

Wiki e blog vengono impiegati internamente come strumenti di comunicazione e di collaborazione sui progetti di sviluppo dei servizi, un modo agile ed emergente per permettere ai dipendenti, anche in continenti diversi, di lavorare insieme su attività comuni. Come segnalato per la dashboard, tramite i feed rss è possibile tenere tutti questi contenuti sotto controllo con il minimo sforzo.

Per chiudere, ogni utente è ovviamente associato ad un profilo:

Come è facile intuire, i profili sono un ottimo canale per reperire velocemente ed in modo orizzontale i riferimenti delle persone con cui si lavora e, tramite il personal space, notizie aggiornate sulle attività che il collega sta curando. I profili implementati in Dada non costituiscono ancora un vero social network: non è possibile indicare degli amici/collaboratori all’interno della intranet, inviare loro dei messaggi instantanei, condividere documenti e link o rimanere aggiornati sull’aggiornamento delle informazioni personali, etc.

Conclusioni

All’interno del panorama italiano, in una fase ancora embrionale dei servizi di community per le aziende, trovare iniziative come quella di Dada è un segnale incoraggiante, che fa ben sperare per il futuro.

Tata è una intranet con interfaccia e funzionalità di facile comprensione e direttamente correlate con le attività quotidiane dei dipendenti. Tramite la piattaforma, gli utenti possono non solamente rimanere informati sugli eventi, l’andamento dei servizi e le altre informazioni tipiche delle vita in azienda, ma anche completare nel browser compiti fino a poco tempo fa relegati alla compilazione ed allo scambio di documenti cartacei, con i tempi e le complicazioni relative.

Tata integra profili, widget, blog, wiki e feed rss per consentire una più efficace comunicazione, condivisione e collaborazione tra i 600 collaborati di Dada sparsi nel mondo ed il codice è basato in buona parte su strumenti open-source.

La piattaforma potrebbe essere estesa organicamente tramite un miglioramento dell’architettura dell’informazione, un potenziamento delle funzionalità di social networking e l’integrazione di ulteriori componenti come il messaging ed il social tagging.